Zaman, bir sır, bir muamma ve bir bilinmez. Zaman elle tutulmaz,
gözle görülmez, iç içe olduğumuz, ancak, mahiyetini tam olarak bilemediğimiz bir
kavram, büyük bir değer, eşsiz bir hazine. İnsanoğlu, zaman konusunda aynı denizdeki
bir balık gibidir. Balık denizin içinde ancak, denizden habersiz.
İnsan da zamanın içinde, ancak, acaba ne olduğunu tam olarak
biliyor mu? Zaman, esas olarak, dün, bugün ve yarın diye üçe ayrılır. Gel
gör ki, bu da bir zihin aldatmacasıdır.
İnsan için, yalnızca içinde bulunduğu bugün vardır.
Esasında bugün de bir zihin aldatmacasıdır. İnsan için içinde bulunduğu an
var.
O anın kıymetini bilmek de insana düşer. Akıllı bir insan, zamanı
ve kendisine verilen anı en iyi değerlendirir.
Çünkü, giden zamanın telafisi yoktur. Gitti mi, bir daha gelmez.
Bu kısa girişten sonra, Zaman Yönetimi üzerine düşünen bir
araştırmacı olarak, zaman yönetiminde en verimli, en yüksek değere ulaşmak
için, kamu ve özel sektör yöneticisi ve görevlilerine bazı tavsiyelerim
olacaktır. Bu tavsiyelerimi madde madde sıralamak istiyorum.
1-Zamanı
yönetemezsiniz ve planlı olmazsanız, zaman sizi yönetir. Planlı olun. Söz uçar,
yazı kalır. İşlerinizi yazıyla planlayın. Yanınızda mutlaka bir ajanda ve not defteriniz
mutlaka olsun.
2-
İşleri ve zamanı kısımlara ayırın. Zamanı öğleden önce ve öğleden sonra diye
ikiye ayırdıktan sonra, öğleden önceyi ve sonrayı da kendi içinde ikiye ayırın.İşleri de dörde ayırın. A grubu işler, önemli ve acil, B grubu işler, önemli,
ancak acil değil, C grubu işler önemli değil, ancak acil, D grubu işler, önemli
de değil, acil de değil. A ve B grubu işleri mutlaka öğleden önce yerine
getirin. C ve D grubu işleri öğleden sonra yerine getirin.
3-
İşkolik olmayın. İşinizi eve, evinizi işe götürmeyin. Aileniz, işiniz, sosyal
çevreniz ve hobileriniz şeklinde dört kısım şeklinde yer alan hayatınızın
değerleri silsilesinde, birinci önceliğiniz aileniz olsun. Ailenize birinci
öncelik vermezseniz, hayatta başarılı olsanız da mutlu olamazsınız. Mutsuz
bir yönetici ve görevli toplumsal açıdan istenen bir durum değildir.(Zaman yönetiminde kavanoz ve çakıl taşları ile ilgili temsili hikayeyi okuyun)
4-Zaman
yönetiminde, planlama, karar verme, uygulama ve gözden geçirme şeklinde dört
aşama (safha) mevcuttur. Bu safhalar aynı zamanda bir proje
yönetiminin de safhalarıdır. Bu nokta itibariyle zaman yönetimi ile proje
yönetimi aynı doğrultuda hedefe ilerler. Bu safhaları sürekli olarak
uygulayın.
5- “En
iyi, iyinin alternatifidir.” En iyi varken, iyi ile yetinmeyin. Mutlaka en
iyiyi uygulayın. Zamanı kesintisiz ve sürekli çalışmaya ayırmayın.
Etrafınızdaki gelişmeleri ve en iyi bulmaya yönelik çalışmaları her zaman
birinci plana alın. (Zaman yönetiminde iki ormancı ile ilgili temsili hikayeyi
okuyun)
6- Aynı
anda iki işi yapmaya çalışmayın. Gereksiz ayrıntılara takılmayın.
Toplantılarda gündemi kısa tutun. Toplantıların başlayış ve bitiş
sürelerini net belirleyin ve bu sürelere titizlikle uyun.
7-
Yetki devri ve iş paylaşımına önem verin.
8-“Sizin
boş vaktiniz, başkasının dolu vakti olabilir” düşüncesiyle hareket edin.
9-İşleri
engelleyen durumlara karşı (zamansız ziyaretçiler, gereksiz telefonlar,
ve başka engeller konusunda) hazırlıklı ve bilinçli olun. (Hayır demesini bilin. Eğer,
zamansız ziyaretçilere hayır diyemiyorsanız, böyle ziyaretçileri ayakta
karşılayın ve oturmasına müsaade etmeyecek tavırlar gösterin. Mesela,
elini uzun uzun sıkılı tutun ve buyur otur demeyin. Siz hayır demeseniz bile, bu
hareketinizin hayır manasına geldiğini karşı taraf anlayacaktır.)
10- Masanız
ve çekmeceniz devamlı suretle sistemli ve düzenli olsun. Masanız ve
çekmecenizde gereksiz evrak ve kağıt bulundurmamaya dikkat edin.
11- Bilgisayar, cep telefonu ve e-mail gibi yeni teknolojik
gelişmeleri zaman yönetiminde etkin olarak kullanın. Mesela, e-mailler, zamanında önce
ve belli bir günde karşı tarafta olacak şekilde gönderilmeye uygundur. Zamanınızın
çok, işinizin az olduğu dönemlerde, e-maillerin bu özelliğini kullanarak,
önceden e-mail ile karşı tarafa mesaj gönderebilirsiniz. Bilgisayar ve cep
telefonlarında alarm, hatırlatma ve not alma bölümleri var. Bu sistemleri etkin
olarak kullanın.
12- Mükemmeliyetçilikten
kaçının. İşlerinize acele ve özensiz olarak icra etmeyin.
13-Gün
İçinde İşlerin Sıralaması şu şekilde olsun. Acil olanı, önemli olanı, zor
olanı, rutin olmayanı öncelikle (öğleden önce) tamamlayın. Kolay olanı, çabuk
bitecek olanı, rutin olanı, acil olmayanı, önemli olmayanı daha sonra (öğleden
sonra) tamamlayın.
14- Zaman
Yönetiminde öncelik belirlemek, etkin iletişim kurmak, etkili koordinasyon
sağlamak, güçlü işbirliği gerçekleştirmek, iş bölümü oluşturmak, işleri
plana/programa bağlamak, yapılacak işleri detaylandırmak ve kontrol listesi
(checklists) oluşturmak ve astları yönlendirmek her zaman etkinlik ve
verimlilik getirir.
15- İşyerlerinde
televizyon, facebook, twitter ve internette gazete okuma alışkanlıkları zamanı
boşa harcamaktır. Bu hususlardan kaçınmak gerekir
16- Yönetici
ruhlu kişi, “işi doğru yaptırmaya” odaklanır. Lider ruhlu kişi, “doğru işi
doğru yaptırmaya” odaklanır. Lider ruhlu bir insan olmaya çalışın.
17-Ayet-i
Kerime: "Elbette zorluğun yanında bir kolaylık vardır. Gerçekten, zorlukla
beraber bir kolaylık daha vardır. Boş kaldın mı hemen (başka) işe koyul.“
(İnşirah Suresi, 5-7) “İki günü birbirine eşit olan ziyandadır.”(Hadis-i
Şerif) Bu ayet-i kerime ve hadis-i şerif, size rehber olsun. İşler size
zor görünse de kolaylık içinde saklıdır. Bir işi bitirdikten sonra, diğer işe
odaklanmak ve böylece hep zinde kalmak, mutluluk verir.
Son söz: “Siz zamanı yönetmezseniz, zaman sizi yönetir. Coşkun akan bir
ırmakta selin sürüklediği bir kütük gibi hareket etmek mi güzel, yoksa bir
durgun gölde kendi hür iradenizle yüzmek mi güzel?” Tercih sizin!
Ben kamuda ve özel sektörde tüm yöneticilere bu tavsiyelerimi
sıraladıktan sonra şu noktayı da dikkatlere sunuyorum.
Zamanı
doğru ve verimli bir şekilde yönetmek konusunda çok fazla duyarlılık yok. Hem
kamuda ve hem de özel sektörde “hep bir telaş, hep bir curcuna ve hep bir
sıkışıklık mevcut.”
Bu
durumu gözlemliyoruz. Herkes yoğun, herkes telaşlı ve herkes işlerini
yetiştiremediğinden yakınmakta, ancak, bunun yanında şu da gerçek, her şey son
ana bırakılıyor. Boş anların kıymeti bilinmiyor.
Ben
geçen gün, israf ve savurganlığın önlenmesi konusunda yazdığım bir köşe
yazısında, “tasarruf bolluk zamanlarında yapılır, kıtlık yıllarında tasarruf
yapılmaz” diye belirtmiştim.
Burada
bu yazı vesilesiyle belirtiyorum ki, zamanı iyi kullanmak, işlerin telaşlı,
işlerin yoğun olduğu zamanlarda aklımıza gelmemeli, bunlardan önce aklımıza
gelmelidir.
Yöneticilerimiz
işlerinin uygun olduğu ve vakitlerinin bol olduğu anlarda işlerini
biriktirmeden adeta “sıfır evrak, temiz masa” anlayışıyla çalışmalıdır ve bugünün
işini yarına bırakmadıkları gibi, yarının işini de bugünden halletmelidirler.
Zaman
yönetimi konusunda ben tüm yöneticilere ve hatta tüm çalışanlara şöyle
sesleniyorum:
“Bugün işini yarına bırakmamak önemli değil, yarının
işini bugünden tamamlamak daha önemlidir.”
Öyleyse
tüm yönetici ve çalışanlardan rica ediyorum: “Yarının işini bugünden halledin
ve verimli olun, etkili yönetici ve etkili çalışan olun.”